今、いずれの企業もDX化を急ぎ、業務を効率化することで、大きな利益を生んだり、または働きやすい職場を作ることが目標となっています。
しかし、効率化する業務は、じつは社内の情報共有が大きな時間を占めていることがわかっており、実際に「社内で情報を探す時間は1日114分」などと言われています。
リモートワークや分業されていることで横のつながりが希薄になり、成績を争うがあまりにブラックボックスが出来やすい環境があります。
いま、そんな社内の情報の共有や事例をまとめるツールが注目されています。
ITトレンド
TECH+
とくに若い世代は過去の事例や質問の場所をネットワーク上にもとめ、効率よく仕事をすることを望んでいるひとが多いようです。
では、人気のツールをご紹介しましょう。
Qast
Q&A形式とメモ形式で社内の知識・ノウハウを蓄積できるナレッジ共有ツールです。特長は、匿名でQ&Aに質問をすることができるため、新入社員をはじめ誰でも質問しやすい機能が用意されていることです。大規模な組織でも気兼ねなく投稿できます。また、質問内容を蓄積することで、同じ質問に答えなければいけないという問題は回避できます。
また、SlackとTeamsのコミュニケーションツールと連携でき、発生した重要なナレッジをQastに蓄積できる点も魅力のひとつ。別のマニュアルに書き写すといった手間が削減されるので、業務効率化に大いに貢献できるでしょう。
NotePM
特徴は、社内wiki作成ツールで、情報を蓄積しやすく、閲覧したい情報がすぐ見つけられること。検索機能で、Word・Excel・PDFなどの文書の中身まで検索が可能です。
フォルダ構造のため情報の整理も簡単です。権限設定もできるため、社外メンバーと業務を行う際も安心です。また、セキュリティも高いレベルで安心です。
Flouu
flouuは、リアルタイムで情報共有するツールです。
１つのドキュメントに複数人がアクセスして同時編集できます。また、ドキュメントを見ながらチャット画面も見ることができるため、オンライン会議などで役立ちます。添付ファイルの中身も対象とした検索機能で見つけることができるので便利です。
1ユーザー30日あたり500円（税抜）とリーズナブルなところも魅力です。SlackやChatworkとの連携も可能です。
Microsoft Whiteboard
複数人で、図やテキストなどを書き込みながら会議を進められます。付箋やドキュメント挿入、写真の投稿など、アイデアの共有に役立つさまざまな機能を搭載。またMicrosoftのアカウントを持っていれば、無料で利用できるのもポイントです。
WordやExcelなどのファイルをOneDrive上に保存するだけで、新たなナレッジ共有ツールを導入するのではなく、使い慣れたWordなどを使い続けたいという場合には選択肢になる。
また、Microsoft 365に含まれるグループウェアのSharePointでも、コンテンツの作成・共有、ファイルの管理などが行えます。
kintone
webデータベース型の業務アプリ構築クラウドサービスです。社員それぞれが持つ情報を見える化する機能と、コミュニケーション機能が1つになったナレッジマネジメントツールです。
顧客や案件の進捗の一元管理、勤怠、交通費の精算まで、サイボウズが提供しているため、幅の広さが特徴です。
直感的なマウス操作で自社に合ったシステムを作成できたり、他のシステムとの連携も容易に行える点も大きな特徴です。
Google Workspace
Googleドライブでファイルの保管・共有、Googleドキュメントやスプレッドシートでノート記録・共有ができます。WordやExcel形式でドキュメントを編集でき、Googleの高度な検索ができる。当然、複数人で共同編集できる。
ストレージの容量が大きいので、画像や動画を使ったナレッジ共有にも役立つ。
いかがでしょうか？
社内の情報を整理し、共有することがいちばんの業務効率化だということがおわかりになったと思います。また、業務上の知識やマニュアルとしても利用できるため、注目のツールです。
ルートシステムでは、30年間で培った豊富な知識で、ナレッジツールのご提供だけではなく、DX化のツールや業務効率化のお手伝いをさせていただきます。まずは無料の環境診断にお申し込みください。御社に最適な環境のアドバイスやサービスのご案内をいたします。ご相談ください。
