本来、2022年1月に施行される予定だった「電子帳簿保存法」が、2年間の猶予期間を設けることになり、2023年末までにすべての企業が対策をしなけばならなくなりました。
どういったデータを、どのように保存しなければならないのか？など、疑問が多い「電子帳簿保存法」の対策を考えたいと思います。
ITmedia
勘定奉行のOBC 公式サイト
まず、電帳法は3つの制度の国税関係帳簿や書類の種類ごとに認められているデータの保存方法が異なります。
- 電子帳簿保存
会計ソフトなどで、電子的に作成した帳簿・書類データ - スキャナ保存
紙で受領・作成した書類をスキャンしたデータ - 電子取引制度
インターネット取引や電子メールで、電子的に受領した取引情報データ
今回の改正では、主に「3.電子取引制度」が該当しますが、データとして保存した「2.スキャナ保存」も同様に紙で保存することができなくなります。
電子取引データの紙保存禁止されるもの
電子取引に該当する取引は紙での保存が禁止され、データで保存するためには保存要件を満たさなければならない、というものです。
該当する取引は、
- メールで送付された請求書、領収書などのデータ（PDFなど）
- ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機のデータ
- インターネットなどで取引（発行）された請求書、領収書などのデータ
- 特定の取引に係るEDIシステム利用
- クラウドサービスで保存した請求書、領収書などのデータ
- DVDなどの記憶媒体で保存した請求書、領収書などのデータ
などが考えられます。
電子取引制度の保存要件
その電子データをどのように保存しなければならないかですが、
- システム概要を記した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合のみ）
- 見読可能装置の備付け
- 検索機能の確保
- タイムスタンプが付与されたデータを受領（もしくは訂正削除の履歴が残るか削除できないシステム、または訂正削除の仕組みを策定する）
に対応しなければなりません。
まずは、現状の運用フローの確認、保管方法・保管場所を設置し、タイムスタンプや検索機能を導入するという手順が必要になってくると思います。
法人、個人事業主ともに、電子取引でおこなわれる国税関係書類は「電子保存」が義務化となります。保存要件に沿った電子保存が行われていない場合は、青色申告承認の取り消しの可能性もありますので、対応が必要になります。
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