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オフィス移転の際の注意点
オフィス移転はふつうの家の引っ越しとは違って事前にしなければいけないことや段取りが多く、間違えてしまうと大幅にスケジュールがずれたり費用が多くかかる場合があります。このページでは円滑にオフィスの移転をしていただくための注意点や流れを紹介します。
契約・解約の手続きは早めにしましょう
インターネット回線の解約や解約には時間がかかるケースがあり、退去する事務所の光ケーブル撤去や新事務所での光ケーブル開通工事のスケジュールも事前に予約しなければいけないので早めに手配をしましょう。
PCやネットワーク機器の移設は専門家に依頼
什器や小物の移設は通常の引っ越しとあまり変わらないのですがPCやネットワーク機器などのいわゆるOA機器に関しては違います。繋がっているケーブルを外すだけではなく、事前のシャットダウン作業や配線の確認など行うことはさまざまです。専門知識のある業者に依頼しましょう。
スケジュール組みは慎重に
オフィスの移転はインターネット業者（主にNTT）も含め、什器の引っ越し業者やOA機器の業者など複数の専門業者が関わります。それぞれの業者に依頼することの段取りや順番が重要になってきます。業者の工事の順番を間違えて段取りしてしまうと最悪のケースでリスケジュールになる場合があり、料金ももう一度かかってしまうこともあります。
オフィス移転の流れ
注意点をおさえたところで次にオフィス移転の流れを紹介します。
新しい事務所ですること
新事務所の下見
新しい事務所を契約したらまずは専門業者に下見を依頼しましょう。下見なしでは工事できません。どこに何を置くかなど少しでも決まっている場合は専門業者に伝えましょう。
レイアウト図作成
下見を元に専門業者がレイアウト図を作成します。設置位置や電源の場所、インターネット回線の置き場や配線経路など多くのことをこの段階で決めます。積極的に意見交換に参加し、ズレが生じないようなレイアウト図を作成しましょう。
先行配線
レイアウト図が出来上がったら図面どおりに配線をします。什器などモノが搬入される前の何もない状態で行うことが最も望ましいです。什器などが搬入されてからはしづらい作業をこの先行配線のタイミングで行います。
インターネット回線業者の手配
新しい事務所にインターネットを開通させるためにインターネット業者（主にNTT）に工事手配をします。過去に工事したことのない建物の場合、インターネット業者も下見を必要としますので早めに手配してスケジュールをしっかり組みましょう。
デスクなど什器の搬入
什器や必要なモノを搬入します。配線などがあれば気づ付けないように気を付けましょう。
機器の搬入・設置
什器の搬入が完了し、レイアウトどおりデスクなどが設置されてから機器（PCなど）の搬入・設置します。細かい配置の指示がある場合はこの段階で伝えましょう。
接続確認
ネットワークの構築を行います。それぞれの機器が正確に動作するか、通信の導通確認などの最終確認をします。間違いが無いように動作確認は専門業者に立ち合いましょう。
退去する事務所ですること
インターネットなどの解約手続き
退去する事務所でもインターネット業者への手配が必要です。解約手続きをしインターネット回線撤去のスケジュール組みしましょう。
現状のネットワーク図作成
新しい事務所でも同じようにネットワークを構築する必要があります。そのために事前に現状の接続の確認をします。
機器シャットダウン・搬出
ネットワーク機器やサーバー機は事前のシャットダウンが必要となります。事前にシャットダウンをせず電源を抜いてしまうとデータの消失や機器が初期化されてしまうことがあります。重要な工程になりますので専門業者に任せましょう。
配線撤去・原状回復
すべて搬出した後に配線の撤去をします。インターネット業者もこのタイミングでインターネット回線の撤去をすることもありますのでスケジュールに気を付けましょう。
オフィス移転で失敗する例
自分でぜんぶしようとしてしまう
業者に依頼せず自分で解決しようとして失敗するケースが多いです。「抜いたケーブルを差すだけ」と思い込み自分でしてしまい弊社に連絡が来るケースもありました。必ず専門の業者に依頼し、しっかりとした段取りをしましょう。
スケジュール組みが雑でトラブルに
オフィス移転のとにかくスケジュール組みが重要です。先ほども説明しましたが複数の業者が関わるため1つスケジュールが崩れるとすべてがズレ始めます。通常の業務と並行して各業者と連絡を取りスケジュールを組むのは大変なことです。専門業者からアドバイスをもらいましょう。
下見をしない・図面を作らない
まれにあることですが「スケジュールが合わないので下見なしでお願いします」という要望があります。下見をしないということは誰かが用意した図面のみを信用して想定し、当日の作業に臨まなければなりません。トラブルの元になりますので必ず下見は必要です。
市販のモノを代わりに使ってしまう
今までの事務所で使っていた機器の一部や足りない機器を市販の一般向けモデル（コンシューマーモデル）の機器で代用してしまうとスペック不足などが原因でネットワークに影響を与えトラブルの元になります。他の機器がビジネス向けのモデルで構成されている場合は同レベルの機器を選定しましょう。
オフィスの移転は各専門業者に任せましょう
いかがでしたでしょうか？オフィス移転をただの引っ越しくらいに考えていた方はこの記事を参考にしていただきたいと思います。オフィス移転は通常業務と並行して行うケースが多いです。移転でトラブルが発生すれば全体の業務にも支障をきたします。すべてを一貫して専門業者に依頼し、密に打ち合わせをすることが快適なオフィス移転へと繋がります。弊社ではLAN配線からネットワーク機器やPCの移転作業を全面サポートします。お気軽にお問い合わせください。
