菅内閣はデジタル庁を創設されるなど、国全体のデジタル化を推進するそうすが、脱ハンコとともに話題になった発言がありました。デジタル改革担当大臣が、パスワード付きZipのメール送信の習慣をやめると宣言されたことです。感想としては「まだメール送信しているか…」と思いましたが、これはPPAPと呼ばれる方法でビジネスルールとしてはまだまだ根強いそうですね。
パスワード付きzip、内閣府と内閣官房で26日から廃止へ 外部ストレージサービス活用 平井デジタル相
さて、「脱パスワード付きZip」をするには、どのような方法でデータを送ればよいのでしょうか？
その方法やサービスといえば、やはり、ストレージサービスにアップして、メールアドレスなどで必要なユーザーのアカウントだけに許可をしてしまう方法でしょうか。
使いやすく、セキュリティが比較的高いストレージサービスをご紹介しましょう。
言わずと知れたGoogleが提供するサービス。GmailやGoogleカレンダーなどと親和性が高く、またAndroid端末を使用しているユーザーにはバックアップ領域としても利用されている。無料で使用できるが、月額1300円で2TBまで利用できるパックはおすすめ。
また、ビジネスで利用する場合はほぼ同額でGsuiteと言われるビジネス向けサービスがお得だ。ドメインごとGoogleで管理することでメールサーバーなどもクラウド化できる。
オンラインストレージのさきがけ的サービス。当初はセキュリティや不正なファイルのやりとりに問題が多かったが、現在は高いセキュリティとそのシェアでビジネスシーンでも多く利用されている。無料プランもあるが、月額1200円の2TBのプランがお得。
Microsoftが提供するサービス。月額224円で100GBを使用できる。オススメは、月額1,284円のMicrosoft 365 Personalに加入すれば1TBとオフィス各種が使えるもの。
それぞれのサービスで認証方法や許可されるメンバー制限の方法が違うので、実際に試していただくと良いかも知れません。GoogleDriveは、Gmailで制限できるので比較的案内しやすいかもしれませんね。
パスワード付きZipを使うなら、パスワードの通知は別のデバイスに通知すると良いのではないでしょうか。
当社では、20年間で培った豊富な知識で、ストレージサービスのセットアップやセキュリティ提案、お客さまの「困った」に的確なアドバイスやおすすめのサービスをご案内できますので、ご相談ください。
